Vi skapade ett nytt kontor åt Höganäs Kakel – på rekordtid

När Höganäs Kakel på kort tid skulle förvandla en tom lokal till en attraktiv och effektiv kontorsmiljö, hade de två val: De kunde antingen göra allting själva parallellt med det dagliga arbetet, eller låta AJ Produkters projektteam hantera hela processen från planering till inflyttning. Höganäs Kakel valde att ta vår hjälp och fick en helhetslösning där vi på elva veckor löste allt från att ta fram inredningsidéer till att sätta möblerna på plats. Bekvämt och bra – och väl inom budgetramarna.

Höganäs Kakel är synonymt med kakel och klinker av hög kvalitet och ingår i Ricchetti Group, en av Europas ledande koncerner inom byggkeramik. När bolaget skulle flytta sitt kontor i två etapper, först från den anrika anläggningen i Ekeby till en hyrd lokal och därefter till en ny, egen fastighet i Helsingborg, ställdes de inför en utmaning: ”Hur kan vi med en begränsad budget skapa en bra kontorsmiljö i en temporär lokal, som vi sedan kan ta med och vidareutveckla när vårt nya, permanenta kontor står färdigt?”

I det läget vände de sig till oss på AJ med hopp om att få hjälp, både med inredningslösningen i sig och med allt det praktiska, som att välja passande möbler och se till att rätt saker kom på rätt plats i rätt tid. 

Uppdraget
En tom lokal med fyra väggar skulle förvandlas till en inbjudande och väl fungerande kontorsmiljö. Uppdraget omfattade möbler och inredning till alla olika funktioner i ett modernt kontor: en välkomnande entré, individuella kontorsarbetsplatser, ett konferens- och flera grupprum, ett gemensamt lunchrum samt arkiv och printerrum.

Arbetsgången
Vår projektsäljare ledde arbetet och hade inledningsvis flera samtal med kunden för att få en bild av behov och önskemål. Baserat på den kunskapen tog vår inredningsarkitekt därefter fram idéskisser med alternativa planlösningar, olika möbleringsalternativ och inredningsplaner i 3D som tydligt visualiserade den färdiga lösningen. När kunden var nöjd, med förslaget såväl som med kostnadsbilden, såg vi till att alla delar av inredningen beställdes, levererades och monterades på plats. Helt enligt tidsschemat.

Fyra utmaningar ...

1. Tiden. Vi hade mindre än tre månader på oss för att dels skissa fram förslag på en lösning, dels hinna leverera möbler och all övrig inredning på önskad tid.

2. Planlösningen. Tidigare hade personalen haft egna kontorsrum, vilket de trivdes med. I den nya lokalen fanns få väggar, vilket innebar att de skulle de få samsas i en öppen miljö. 

3. Budgeten. Ingenting togs med från det gamla kontoret, varför väldigt mycket nya möbler måste rymmas i vårt förslag. Utöver att uppfylla såväl ekonomiska som ergonomiska krav, skulle den nya inredningen även överensstämma med Höganäs Kakel formspråk.

4. Tvåstegsraketen. Företaget skulle bara stanna i den nya lokalen i knappt två år, därefter skulle de flytta vidare till en permanent lösning i en annan del av Helsingborg. Därför gällde det att välja möbler som lätt kunde flyttas med och utgöra grunden för inredningen också i nästa etapp.

... och fyra lösningar

1. Via ett samspelt projektteam och god lagerhållning, kunde vi snabbt få fram alla de olika möbler som kunden ville ha. Här var vår standardleverans på 3–5 arbetsdagar från eget lager extra värdefull.

2. De olika avdelningarna (försäljning, kundservice, ekonomi, etc) grupperades var för sig i den öppna lokalen, men ändå med närhet till övriga funktioner för att förenkla kontaktvägarna. Ljudabsorberande bords- och golvskärmar skapade avskildhet runt varje arbetsplats, allt för att främja trivsel och arbetsro.

3. Våra möbelserier kännetecknas inte bara av hög kvalitet och god design, de har även en mycket attraktiv prisbild. En helhet som snabbt föll kunden i smaken.

4. Bredden och kvaliteten på vårt kontorssortiment gör det lätt att hitta rätt produkt, både vad gäller form, färg och storlek. Därmed är det också lätt att skapa en enhetlig inredningsstil, som går att vidareutveckla över tid.

Ökad teamkänsla
Mindre kontorsrum förvandlades till grupprum. En praktisk lösning för att medarbetarna vid behov skulle kunna ta enskilda samtal, hålla videomöten och samarbeta i grupp utan att störa några andra.

Utöver att inte längre ha egna kontorsrum, blev lunchrummets inredning den största förändringen för personalen. Tidigare satt de vid mindre bord med sina närmaste kollegor och hade sällan kontakt med de andra. I linje med den nya öppenheten föreslog vi ett enda, långt lunchbord med plats för samtliga medarbetare. Därigenom skapades förutsättningar både för ökade kontakter och bättre teamkänsla.

Med facit i hand
Vi tog hem uppdraget för att vi förstod företagets utmaning, presenterade ett förslag som uppfyllde alla önskemål och kunde leverera snabbt – inom de begränsningar i tid och pengar vi hade till förfogande. Vi lyckades ta vara på lokalens förutsättningar och skapa ett öppet kontor, samtidigt som utrymme gavs för personalens behov av avskildhet. Därtill svarade vi upp mot ledningens önskemål om mer dialog mellan avdelningarna för att få kortare beslutsvägar och ett effektivare arbetssätt.

Resultatet talar för sig självt. Alla är nöjda både med inredningen i stort och produkternas kvalitet. Kontorets moderna stil förmedlar hur Höganäs Kakel vill upplevas när kunder och leverantörer kommer på besök. Dessutom kan lösningen lätt flyttas vidare och byggas på när det är dags för nästa etapp.