5S-metoden: Förbättrad arbetseffektivitet genom ordning och reda
En säkrare, snabbare och mer kostnadseffektiv produktion – är det möjligt? Under efterkrigstiden utvecklade japanen Taiichi Ohno en strategi för Toyota som skulle ge stor effekt på hela industrin. Idag kan vi tillämpa denna strategi på allt från stora organisationer till lokal produktion och oredan på arbetsbänken. Lär dig här att förstå och lyckas med 5S-metoden, som är ett av verktygen för att lyckas med strategin att få värde att flöda!
Vad står 5S för?
Seiri. Seiton. Seisō. Seiketsu. Shitsuke. Är du ingen fena på japanska går det också att använda de svenska motsvarigheterna:
- Sortera
- Systematisera
- Städa
- Standardisera
- Skapa vana
Varje ”s” står för första bokstaven i metodens fem steg. Lika lätt att komma ihåg som metoden är enkel!
Grundprinciperna i 5S-metoden
Sortera: Ta bort onödiga saker från arbetsplatsen
Sålla bort det som är överflödigt. Det kan vara verktyg eller utrustning på arbetsplatsen som aldrig används och därav tar upp onödig plats eller slitna redskap som behöver bytas ut. En inventering hjälper att minska tid som läggs på att leta efter prylar och eliminera distraktioner/hinder som kan leda till olyckor.
Systematisera: Ordna saker på ett sätt som gör dem lätt att tillgå och hitta
Arrangera dina saker enligt ett logiskt system som är enkelt att förstå. Det kan exempelvis innefatta att märka upp hyllor och backar för varje verktyg eller ordna arbetsstationer i ett lämpligare flöde. Poängen är att onödig tid inte ska gå åt till att leta efter eller vänta på redskap.
Städa: Rengöra arbetsplatsen regelbundet
Se till att arbetsplatsen och dess utrustning hålls rena. Tänk till exempel på vad som lämnas till nästa pass eller person. Genom regelbunden rengöring kan du också upptäcka avvikelser, såsom slitna redskap eller trasiga maskiner. Det handlar med andra ord om att hålla grejerna i gott skick.
Standardisera: Skapa rutiner och scheman för att hålla arbetsplatsen organiserad och ren
Utvärdera resultatet exempelvis genom mallar, protokoll eller flödesscheman som sätter rutin i vardagen. Steget är viktigt för att kunna uppnå ett kontinuerligt bra resultat. Kanske upptäcker du i det här stadiet att systematiseringen inte fungerar som tänkt.
Skapa vana: Upprätthålla och förbättra standarder genom att kontinuerligt följa tidigare steg
Målet är att låta fungerande arbetsprocesser etableras på arbetsplatsen. Det förutsätter att protokoll och scheman efterföljs och utförs korrekt. I detta skede upptäcker du vad som kan behövs för att få flödet att fungera, till exempel personalutbildningar, tätare uppföljning, bättre feedback o.s.v.
Så blev 5S ett verktyg för förbättringsarbete
5S-metoden har sitt ursprung i Japan och utvecklades i samband med TPS (Toyota Production Systems). Taichii Ohno, som var produktionsansvarig på Toyota vid tiden, hade en strategi som gick ut på att eliminera slöseri i produktionen. 5S grundar sig på liknande sätt i effektivitet och struktur, med stort fokus på resultat och ständig förbättring, och går hand i hand med Lean Management.
Mindre kostnader, samma kvalitet
5S lägger grunden för rutiner som kan effektivisera verksamhetens alla led. Genom att filtrera bort det som inte är nödvändigt finns mer tid över till det viktiga, och arbetsflödet blir på naturligt sätt smidigare. Målet är att få ett kontinuerligt bra resultat – både vad gäller produktion och prestation. Men 5S-metoden är en långsiktig strategi, så maximal effekt är inte att förvänta på en gång.
Ett effektivt sätt att eliminera risker
5S-metoden är inte enbart ett hjälpsamt verktyg för att skapa ordning och reda på arbetsplatsen. Tydliga markeringar, skyltar och struktur i förvaringshyllorna bidrar till en säkrare arbetsplats, till exempel genom mindre spring på golvet för att hämta något som saknas vid arbetsbänken. Vid regelbundna kontroller av maskiner och redskap kan du också upptäcka fel eller briser som kunnat orsaka olyckor.
Ett effektivt sätt att öka arbetsproduktivitet
Tid som går åt till att hämta saker, leta efter verktyg eller vänta på sin tur faller också under slöseri-begreppet. Genom att analysera var frekvent använda verktyg är placerade, hur mycket material som används i produktion och hur återvinningsmöjligheterna ser ut vid arbetsplatserna kan man snabbt identifiera förbättringsområden.
Prova till exempel ett spaghettidiagram: Alla i teamet markerar på en layout av arbetsplatsen hur de förflyttar sig. Resultatet kan till exempel visa att det behövs fler källsorteringsstationer, för att minska tid spenderad på att transportera material, eller placeras ut maskinskåp och mobila verktygstavlor i fler uppsättningar, för att effektivisera verktygshämtning. Låt hela teamet samlas för att diskutera och utvärdera hur ni kan optimera både arbetsplatsen och arbetsmomenten.
Ett effektivt sätt att stärka arbetsmoral
Hur medarbetarna mår är en bra indikation på hur väl du lyckas med 5S-metoden. I en oorganiserad miljö finns både säkerhetsrisker och risk för osämja mellan medarbetare. Någon måste vänta på att få använda en maskin eller tvingas leta efter ett verktyg som någon annan tappat bort. När teamet tillsammans utforskar möjligheter till ökad produktivitet skapas både gemenskap och engagemang.
Låt inte 5S bli ett toppstyrt arbete
Utöver bra ledaskap krävs teamwork och respekt för varandra för att lyckas med 5S-metoden. Känner alla till förväntningarna kan det ge positiv effekt på hela verksamhetskulturen. Och glöm inte att det är personalen på plats som har bäst koll på vad som är slöseri.
I grunden handlar det om en överenskommelse mellan chef och medarbetare samt medarbetare emellan. Ingen vill städa arbetsbänken det första på morgonen eller efter någon annan i början av sitt pass. Det är tidskrävande, men enkelt att undvika om arbetsplatsen hålls ren och prydlig från start.
Steg för steg: implementera 5S-metoden
1. Gör en inventering och fundera över när varje sak senast användes, vad den används till och hur ofta den används. Avgör om den ska vara kvar eller inte. Släng, återvinn, flytta, ge bort eller gör av med det som är onödigt. Färre prylar är mindre förvirring.
2. Placera ut det som behöver vara lätt att tillgå och märk ut var det ska finnas. Det som du använder mest ska placeras närmast dig. Med ett organiserat system går det att undvika väntetider, onödiga transporter och att behöva sträcka sig efter verktyg. Kom ihåg att även information ska vara lättillgänglig och på rätt plats, till exempel orderinformation, ritningar med mera.
3. Städa regelbundet och gör samtidigt underhåll på maskiner och annan utrustning. Dokumentera hur arbetsplatsen ska se ut när allt är i ordning och rengjort, till exempel genom att fota.
4. Ta hjälp av checklistor, städscheman och instruktioner för att komma ihåg vad som ska göras när och av vem. I detta steg är det viktigt att alla är överens och följer den nya standarden för att nå ett resultat. Kontrollera arbetsflödet och dokumentera vad som funkar och eventuellt inte funkar.
5. Håll vid, följ upp och förbättra rutiner varefter ni upptäcker problem. Sätt gärna upp en gemensam, långsiktig plan för var ni vill vara om ett, två eller fem år.
5S-metodens sjätte steg
Ibland läggs ett sjätte ”s” till som står för säkerhet. Det kan innefatta att se över potentiella hot och risker eller att utbilda personalen i säkerhetsprocedurer och med hjälp av standardiserade checklistor göra detta regelbundet.
Tillämpbar med andra strategier
5S-metoden är särskilt populär inom industriell produktion men går att förena med och applicera på en mängd olika arbetssätt. Lika väl på skrivbordet som verksamheten i stort. Eftersom metoden är simpel går det bra att använda den parallellt med andra system och strategier, så som Kanban eller PGSA.
Sammanfattning
5S-metoden är uppbyggd av fem steg: Sortera, Systematisera, Städa, Standardisera och Skapa vana, vilka tillsammans bidrar till säkerhet, ordning och effektivitet på arbetsplatsen. 5S kan tillämpas i alla organisationer, stora som små, och är en effektiv metod för att förbättra både arbetsproduktivitet och arbetsmiljö. Metoden är också förenlig med andra strategier och lätt att implementera steg för steg.
