Enkla tips för framgångsrika möten
Möten är en stor del av mångas arbetsdag. De är ett viktigt verktyg för att utveckla verksamheter och medarbetare. Men många möten är ineffektiva. Ett tydligt syfte och rätt mötesform för varje möte är sådant som ökar effektiviteten.
För att skapa effektiva möten är den största utmaningen att maximera nyttan av dem. Se till att det finns ett tydligt syfte och mål med varje möte. Är det ett rent informationsmöte eller behöver du mötesdeltagarnas engagemang? Informera om syftet i inbjudan så att deltagarna vet vad som förväntas av dem och kan förbereda sig. Säkerställ också att varje deltagare har en tydlig funktion under mötet.
Var noga med att hålla tiderna och starta mötet på utsatt tid även om någon deltagare är försenad. Tänk också på att alltid dokumentera. Då blir det lättare att följa upp beslut och ta del av mötet i efterhand. Ta gärna fram en mobilpolicy för möten för att undvika störande ljud och avbrott.
Välj mötesform efter mötets syfte
Det är lätt att bli hemmablind och göra som vi alltid har gjort – även när det gäller möten. På många arbetsplatser hålls alla möten kring samma konferensbord, oavsett syfte. Men för att mötet ska bli lyckat är det bra att fundera över vilken mötesform som passar bäst.
Stående möten passar för daglig avstämningar och snabba statusuppdateringar. Mötena blir korta och effektiva och ger kvicka beslut. När vi står upp blir vi mer alerta och får samtidigt en dos vardagsmotion. Investera gärna i höj- och sänkbara konferensbord som passar för både sitt- och ståmöten. Under stående möten kan ni också samlas vid en whiteboard eller ett blädderblock, exempelvis för att brainstorma.
Gåmöten eller walk and talk utomhus är bra för djupa, avslappnade samtal i mindre grupper (max fem personer). Dessutom är det perfekt för att få igång kreativiteten. Forskning visar nämligen att vi tänker mer kreativt när vi rör på oss utomhus än sitter still inomhus. Under promenaden får ni frisk luft, ljus och en naturlig energiboost. Walk and talk kräver ingen särskilt utrustning men tänk på att gärna ha bekväma skor.
Traditionella möten där ni sitter runt ett bord passar för formella möten och beslutsmöten. Sådana möten har ofta en ordförande och en tydlig dagordning. Om mötet är mycket strukturerat kan det bli både effektivt och tidsbesparande. Men traditionella möten riskerar samtidigt att hämma kreativiteten och göra deltagarna passiva.
Läs om hur du och dina kollegor kan arbeta kreativt med moodboards!
Kreativa möten hjälper er att hitta nya perspektiv, lösningar och möjligheter. Precis som med alla typer av möten är det viktigt att det finns ett tydligt uttalat syfte men skippa dagordningen. Kreativa möten handlar om att interagera, utbyta tankar, tänka utanför ramarna och bolla idéer med varandra. Använd whiteboards, post-it-lappar eller andra verktyg för att visualisera tankar. Ta gärna pauser och byt miljö under mötet för att få nya intryck
Lär dig mer om hur du blir mindre stillasittande!
