Så lyckas du med dina externa hybridmöten

Med hybridmöten följer en stor frihet att kunna närvara från varsomhelst men det kommer också med en del utmaningar. För att få så smidig kommunikation som möjligt bör man tänka på några praktiska saker. 

1. Ha en agenda för mötet och skicka med i mötesinbjudan. På så sätt kan alla deltagare förbereda sig bättre inför mötet.

2. Att i början av mötet introducera alla som är med.  

3. Säkerställa att tekniken fungerar. Behöver man exempelvis ladda ner en app eller ha ett konto för att vara med på mötet?  

4. Se till att det finns en överenskommelse kring förväntningar och samtalsrundor.   

5. Koordinera och moderera så att alla deltagare kan delta obehindrat och kunna begära ordet under mötets gång. 

6. Lägg till en chatt som mötesledaren eller annan utsedd person i mötet håller koll på och besvarar under mötets gång.  

Det är inte bara de tekniska aspekterna som ska fungera. Här är det viktigt att deltagare har möjlighet att vara delaktiga på lika villkor och kunna begära ordet, samt veta vad som gäller inför möte. Detta får man genom att ha struktur och tydliga rutiner för externa hybridmöten. En annan utmaning med digitala möten är att man bara kan hålla fokus i 30 – 40 minuter som mest, på grund av att hjärnan måste processa så många fler intryck än i ett fysiskt möte. Att lägga med pauser i mötesagendan är därför oerhört viktigt om du inte vill tappa deltagarnas intresse och uppmärksamhet.